どうも『生産性アップ研究所』240人目の所長です。今回は私が「なぜ業務効率化が好きなのか」について少しお話ししようと思います。
はじめに – なぜ「業務効率化が好き」なのか
以前運営していたブログでも、AIやExcelといった、いわゆる生産性向上に繋がるテクノロジー系の話題を趣味で扱っていました。それくらい以前からこの分野には興味があったんです。
この新しいブログではこの記事が本格的なテーマ紹介の2本目になります。そこでまず私が業務効率化に対してどんな気持ちで向き合っているのか、その考え方を知っておいてほしいなと思いこのテーマを選びました。
皆さんは「業務効率化」と聞くと、どんなイメージを持ちますか？
- 「なんだか面倒くさそう」
- 「難しそう」
- 「堅苦しい」
そんな風に感じるかもしれません。でも、ちょっと待ってください！ 業務効率化って、すごく楽しい！
何が楽しいかって「やったことが何倍にもなって返ってくる」感覚です。普通なら「1」やって「1」（それ以下のこともままある）の結果しか出ないことが、効率化を意識すると「1」やっただけで「5」や「10」の結果に繋がることがあるんです。これがたまらない…！
この記事を読むことで皆さんが業務効率化に少しでも興味を持つきっかけになったり「もしかして、楽しいのかも？」と感じてもらえたら嬉しいです。そんな想いを込めて私の「好き」の原点と魅力を語っていきたいと思います。
私が業務効率化を好きになった「きっかけ」
今でこそこうしてブログで発信したり、以前のプロフィールで書いたように歌ってみたなどの活動をしていたりしますが、実は昔は全く違うタイプの人間でした。
正直に言うと高校時代はいわゆる「陰キャ」でクラスの中でも隅っこにいるような、自己肯定感がゴリゴリに削られていたタイプです。自己肯定感ゼロの状態で社会に出ました。
そんな私が変わるきっかけは25歳くらいの頃。当時、界面活性剤（洗剤などの原料です）の製造・管理をする工場に勤めていました。そこでの出来事が業務効率化に興味を持つ大きな転機になったんです。
その工場ではデータの記録や集計にExcelを使っていました。でもそこで働いている皆さんはExcelは使うものの、SUM関数やAVERAGE関数といった基本的な「関数」をほとんど知らなかったんです。手作業で計算したり、非効率な方法でまとめたりしていました。
一方私は高校が情報処理科で、Excelなどの使い方を嫌というほど学んでいました（当時はそれが役に立つとは思っていませんでしたが…笑）。皆さんが面倒くさそーに作業しているのを見て「やっぱ面倒ですね。ちょっとExcel見せてください。関数組んで楽にしますよ！」と申し出て、簡単な自動計算の仕組みを作ってみたんです。
すると、皆さん「うわー！すごいね！めちゃくちゃ楽になった！」と、ものすごく喜んでくれたんですね。
その時強く思いました。「ああ、私が学んできたことは無駄じゃなかったんだ」「私でも、人の役に立つことができるんだ」と。 この経験を通してExcelのようなツールを使って作業を効率化することの価値と面白さに目覚め興味を持ち始めた、というわけです。
業務効率化のどこに「魅力」を感じるのか？
きっかけは人の役に立てた喜びでしたが、今では業務効率化そのものに多くの魅力を感じています。
やはり一番は、冒頭でも言った「投入した労力に対して、何倍もの成果が得られる」ところですね。同じ時間を使っても、やり方次第で結果が全く違ってくる。他の人と同じことをしていてもより短い時間で同じか、それ以上の結果を出せる。このレバレッジ感と優越感には、今でもワクワクします。
そして、効率化を進めることで、たくさんのメリットも生まれます。
- 時間の有効活用: 無駄な作業が減り、本当にやりたいことや考えることに時間を使える。
- 情報整理・管理: 必要な情報にすぐアクセスできる。
- 作業の自動化・簡略化: 面倒な繰り返し作業から解放される。
- 生産性の向上: より少ない労力で、より多く質の高い成果を出せる。
- ストレス軽減: 非効率な作業から来るイライラや、時間に追われるストレスが減る。
- 問題解決の加速: 本質的な問題に取り組む時間が増える。
- 創造性の向上: 生まれた時間や心の余裕で、新しいアイデアを考えたり試したりできる。
これら多くのメリットの中で私が特に強い魅力を感じているのは「生産性の向上」とそれによって生まれる「創造性の向上」です。効率化によって「あれもできる！」「これこうしたらもっと楽になるんじゃない？」とアイデアが湧いてくる感覚がたまらない。
私の「業務効率化」実例
さて、私がこれまでにどんな業務効率化を実践してきたか、いくつか例を挙げさせてください。成功もあれば、反省点もあったりしります（笑）
【実践例1】 工場のExcelファイル
先ほどの「きっかけ」でも触れましたが、以前勤めていた工場のExcelファイルを関数で自動化したのは大きな成功体験でした。
【実践例2】 スマホ販売員の報告Excel（効率化と反省）
その次に勤めたスマホ販売員の仕事でも日々の報告をExcelで行っていました。これがまた…正直かなり「イケてない」ファイルでして（苦笑）。データがひたすら横に伸びていく 笑。
私が入社した時の上司（SV）がExcelに詳しかったため関数を組んで多少は楽になっていたのですが、根本的な問題として「データとしての記録」ではなく「集計表の形での記録」になっていました。これだと後からデータを分析したり活用したりするのが非常に難しいんですね。
本当はファイルの構造から変えたかったのですが、私が入る前から3〜4年その形式で運用されていてすでに浸透しきっていました。なので根本改修は諦めて「入力は今の形式のまま。でも集計やグラフ化は一瞬で終わるように。」と、裏側で複雑な関数を組みまくったんです。（時間かかったけど至福の時間でした）
その結果、当時3〜4時間かかっていた締め作業が、1〜2時間で終わるようになりました。大幅な時間短縮ができました！
…ただこれには反省点も。私がその仕組みをほぼ一人で作り上げてしまったため、私が退職した後もしファイルが壊れたり修正が必要になったりした場合、まだ会社に残っているSVの方以外は誰も直せないだろうな、と。誰でもメンテナンスできるような改善をすべきだったというのは大きな反省点と学びでした。
（もちろんバックアップのファイルを作って当時の責任者に引き継ぎはしてます。）
【実践例3】 現職の報告業務（Googleフォーム → AppSheet）
そして今の仕事でも非効率な場面に遭遇しました。報告業務にGoogleフォームを使っているのですがこれがまた長くて長くて複雑なフォームなんです（作った上司、ごめんなさい！笑）。似ている項目が多く入力ミスも頻発していました。
「これはいかん！」ということで。ここで登場するのが AppSheet です。Googleのノーコードツールを使って報告用の業務アプリを自作しました。このアプリから入力すれば入力ミスは減るし、集計もグラフ化も自動で行われるようにしたんです。
【その他】 知識共有やメモ、趣味開発
他にも
- Scrapbox というWikiのようなサービスを使って、自分が得た知識やノウハウを他の人も見れるような形で整理・公開したり。
- NotebookLM を使って、チームメンバーなどが個々に取ったメモを一箇所で参照・活用できる仕組みを試してみたり。
- 趣味や暇つぶしで、自分で使うWebアプリや仕組みを作ってみたり。
…といったことを普段からやっています。業務効率化は仕事だけでなく、半分趣味みたいなものですね。
本当は効率化やアプリ開発一本で仕事ができたら最高ですが、今は本業をしながらスキルを磨いている最中です！
業務効率化への想いとこのブログの展望
なぜ私がこれほど業務効率化に取り組むのか。それはきっかけの話にも繋がりますが、これが「自分という人間が周りの人の役に立てる数少ない（もしかしたら唯一の）方法」だと感じているからです。正直効率化以外の分野では自分は結構、いや、かなりポンコツだと思っています（苦笑）。だからこそ「この分野で貢献したい」という想いが強いんです。
このブログ『生産性アップ研究所』で今後、業務効率化というテーマをどう深めていきたいか。それは、読者の皆さんと一緒に考えていくような企画ができたら最高だなと思っています。
業務効率化って突き詰めるとお堅いテーマに見えますが、私にとっては趣味のように楽しいもので、ああでもないこうでもないと試行錯誤すること自体が面白いんです。そういう感覚をこのブログを通じて共有したい。そして、同じような興味を持つ人たちとワイワイ話せる「場所」を作りたいんです。（そういうコミュニティは既にあるかもしれませんが「私のための場所」が欲しいというワガママです 笑）
私がこのブログで発信する実験レポートや「こうしてるよ」という情報が、皆さんの新しいアイデアに繋がり、皆さんの仕事や日常が少しでも楽になったら私としても嬉しいし、皆さんも嬉しい。そんなWin-Winな場所にしていきたいですね。
まとめ：皆さんの「面倒くさい」を教えてください！
皆さんも、日々の仕事の中で「あー、これ面倒くさいなぁ…」と感じることがたくさんあると思います。実は業務効率化のアイデアの源泉って、まさにその「面倒くさい」という感情なんですよね。
その「面倒くさい」を放置せず「どうやったら楽になるか？」と考えて試行錯誤していくのが業務効率化の第一歩だったりします。（まあ、その調べる過程自体が面倒くさいと言われがちですが…私はそこが好きなので苦になりません！）
せっかくこのブログ『生産性アップ研究所』を作ったわけですから、ぜひ皆さんの「面倒くさいこと」「困っていること」を、コメント欄（それといずれ始めるかもしれないX）で教えてください！
「こういう時はどう効率化すればいい？」といった疑問をいただければ、このブログで取り上げて「こんなんどうでしょう？」と一緒に考える、なんてこともできると思っています。
ぜひ、あなたの声を聞かせてください！
以上「効率化って実は超楽しい！ 所長が語る「好き」の原点と魅力」でした。
このブログがあなたの仕事や日常を、昨日より少しでも良くするためのヒントになれば幸いです。
